2026 жылғы 11 шілдеден бастап Қазақстанда 2003 жылғы «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңның орнын басқан Цифрлық кодекс қолданылады. Қағидат сақталды: ҚР ҰКО берген ЭЦҚ-мен қол қойылған құжат заңды тұрғыдан өз қолымен қол қойылған қағаз құжатпен тең. Алайда ірі компаниялардың көпшілігінде демалысқа өтініш әлі күнге дейін ескіше жүреді: басып шығардың, басшыға қол қойғыздың, кадр бөліміне апардың, жоғалттың, қайта басып шығардың. Штаты мыңнан асатын компанияда мұндай өтініштер айына жүздеп саналады, әрқайсысы үш-төрт адамның қолынан өтеді. Біз бір енгізу жобасында есептеп көрдік: демалысты қағаз түрінде келісудің толық циклі орта есеппен үш-бес жұмыс күнін алатын. ЭЦҚ-мен электрондық түрде — келісушілердің ширақтығына қарай он бес минуттан бірнеше сағатқа дейін.
Біз West Star Ltd-те бір жылдан астам уақыт бойы ADAMi Resources — екі идеяға негізделген HR-платформаны әзірлеп, енгізіп келеміз: кадрлық деректер 1С-тен қолмен қайталап енгізусіз келуі тиіс, ал кадрлық құжаттар ЭЦҚ-мен қол қойылып, толық заңды күшке ие болуы керек. Платформа шарт талаптарына сәйкес атауларын жария етпейтін клиенттерімізде жұмыс істеп тұр, оған деген қызығушылық тұрақты түрде өсіп келеді — ең алдымен қолмен жүргізілетін кадрлық құжат айналымы жеке бір кәсіпке айналатын, штаты мыңнан асатын компаниялар тарапынан. Бұл мақалада ішінде не бар екенін, архитектураның неге дәл осындай екенін және жүйенің шынайы шектеулері қай жерде екенін талдаймыз.
НЕЛІКТЕН 1С АҚИҚАТ КӨЗІ БОЛЫП ҚАЛА БЕРЕДІ
ADAMi Resources-тің басты архитектуралық шешімі — 1С-пен жүз пайыздық синхрондау. Қазақстандық компанияларда кадрлық есеп әрдайым дерлік 1С-те жүргізіледі: жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс қалдықтары, штат кестесі. Дәл осы деректерді өз ішінде қатар жүргізуді ұсынатын кез келген HR-платформа екі ақиқат көзінің классикалық мәселесін тудырады: жүйелердегі сандар сөзсіз алшақтайды да, жарты жылдан кейін демалыстың қай қалдығына сену керектігін ешкім білмейді.
Біз басқа жолмен жүрдік. ADAMi Resources-те қызметкерлер, лауазымдар, еңбек өтілі және демалыс қалдықтары туралы деректер 1С-тен келеді және қолмен өңделмейді. Қызметкер өз профилінде кадр бөлімі есеп жүйесінде көретін дәл сол сандарды көреді. «Шамамен сол» емес — дәл сол. Егер қызметкер өз деректерінен қате тапса, ол өрісті тікелей түзетпейді, өзгерту сұрауы батырмасын басады: HR түзетуді 1С-ке енгізеді, ол платформаға автоматты түрде қайта келеді. Есеп контуры тұтас күйінде қалады, ал жүйелер арасында «штат кестесін» салыстыру ай сайынғы рәсім болуын тоқтатады.
Кадр қызметкерлері бағалайтын тағы бір деталь: демалыс қалдықтары Еңбек кодексі талап ететіндей, күнтізбелік жылдар бойынша емес, қызметкердің жұмысқа қабылданған күнінен бастап жұмыс жылдары бойынша есептеледі. Профильде бүкіл тарих көрінеді: әр жұмыс жылы үшін қанша есептелді, қаншасы пайдаланылды, қаншасы келесі жылға ауысты. Бұл қызметкерлердің HR-ға қоятын әдеттегі сұрақтарының жартысына жуығын жояды.
ОН БЕС МИНУТТА РӘСІМДЕЛЕТІН, ТОЛЫҚ ЗАҢДЫ КҮШІ БАР ДЕМАЛЫС
Платформаның өзегі — жұмыста болмауға арналған өтінімдер. Қызметкер сұрау жасайды: ақылы демалыс, жалақысы сақталмайтын демалыс, іссапар, үстеме жұмыс немесе үстеме жұмыс есебінен демалыс күні. Жүйе бірден қолжетімді қалдықты көрсетеді және жинақталғаннан көп сұралса, ескертеді. Өтініш компанияның бланкісі бойынша автоматты түрде қалыптасады — сканерленген көшірмелерді тіркеудің қажеті жоқ.
Одан кейін — қолтаңба. Қызметкер өтінішке ҚР ҰКО берген өзінің ЭЦҚ-сымен NCALayer арқылы, egov.kz сайтында құжаттарға қол қоятын сол кілтпен қол қояды. Келісушілер де бапталатын тізбек бойынша — тікелей басшы, қажет болса жоба басшысы, ең соңында HR — әрқайсысы өз ЭЦҚ-сымен қол қояды. Нәтижесінде барлық криптографиялық қолтаңбалары бар PDF-пакет шығады, ол тірі қолтаңбалары бар қағаз өтінішпен заңды тұрғыдан тең. Дайын құжатқа QR-код басылады: оны телефонмен сканерлеген кез келген адам тексеру бетіне өтіп, құжаттың түпнұсқа екеніне және қолтаңбалардың жарамды екеніне көз жеткізеді.
Қызметкер кез келген уақытта өз өтінімінің тізбектің қай қадамында тұрғанын және дәл қазір кімде жатқанын көреді. «Демалысым не болды?» деген сұрақ біржола жойылады. Қабылдамау — тек себебін көрсету арқылы, оған жауап беру, күндерді түзету және қайта жіберу мүмкіндігімен. Басшы өз тарапынан келіп түскен өтінімдерді, қызметкердің қалдығын және бөлімнің жұмыста болмау күнтізбесін көреді — шешім соқыр түрде емес, контекстке сүйеніп қабылданады.
ШКАФТАҒЫ ПАПКАЛАРСЫЗ ҚЫЗМЕТКЕРЛЕР КАТАЛОГЫ ЖӘНЕ КАДРЛЫҚ МҰРАҒАТ
Екінші үлкен блок — қазіргі және жұмыстан шыққан қызметкерлердің бірыңғай каталогы. Қазір жұмыс істеп жүрген қызметкерлер үшін бұл іздеуі, ұйымдық құрылымы және карточкалары бар әріптестер анықтамалығы: лауазымы, департаменті, басшысы, компания ішіндегі тағайындаулары мен ауысуларының тарихы. HR үшін — толық мұрағат: жұмыстан шыққан қызметкердің тарихы мен құжаттары бар карточкасы жоғалып кетпейді, қолжетімді күйінде қалады. Бұрынғы қызметкер екі жылдан кейін зейнетақы есептеулері үшін бұйрықтың көшірмесін сұрағанда, құжат мұрағатты бір күн бойы ақтарудың орнына бір минутта табылады.
Қызметкердің кез келген кадрлық құжаты — бұйрық, шарт, өтініш, қосымша келісім — оның карточкасында электрондық түрде қолжетімді. Енгізу жобаларының бірінде платформа жүзге жуық алаң мен филиалға бөлінген, 1 200-ден астам адамнан тұратын штатқа арналған мыңдаған құжаттан тұратын мұрағатты жүргізеді — бұл көрсетуге арналған сценарий емес, күнделікті жұмыс жүктемесі.
Бөлек қойынды — рұқсаттар: медициналық тексерулер, сертификаттар, қауіпсіздік техникасы бойынша оқыту. Жүйе жарамдылық мерзімдерін өзі қадағалайды және мерзімнің өтетіні жөнінде қызметкерді де, HR-ды да алдын ала хабардар етеді. Өндірістік және далалық компаниялар үшін бұл тікелей үнемдеу: адам нысанға келгенде медициналық тексеруінің мерзімі өтіп, рұқсаты жабылып қалатын жағдайлар азаяды.
РЕКРУТИНГ: КАНБАН, AI-ТҮЙІНДЕМЕ ЖӘНЕ ЕКІ ШЕРТУДЕГІ ОФФЕР
Үшінші блок — толыққанды рекрутинг бөлімі. Бос орындар мен кандидаттар канбан-тақталарда тұрады: әр бос орын — кезеңдері бар воронка, кандидаттар өтінім беруден жұмысқа шығуға дейін бағандар бойынша жылжиды. Рекрутер бос орын бойынша бүкіл көріністі бір экраннан көреді: кім скринингте, кім сұхбатта, кімге оффер жіберілді.
Рекрутердің уақытын ең көп үнемдейтін екі нәрсені біз AI көмегімен автоматтандырдық. Біріншісі — түйіндемені қалыптастыру: жүйе кандидаттың бастапқы түйіндемесін талдап, одан компанияның корпоративтік бланкісі бойынша ұқыпты түйіндеме құрастырады, соның ішінде іріктеу тапсырысшысына беру үшін байланыс деректерісіз нұсқасын да. Екіншісі — оффер: жұмыс ұсынысы кандидат пен бос орын деректерінен шаблон бойынша қалыптасады, тек тексеріп, жіберу қалады. Бұрын редакторда қолмен бір сағат беттеуді алатын жұмыс бірнеше минуттық тексеруге айналды.
Осының айналасында іріктеу жүйесіне тиесілінің бәрі бар: тарихы бар кандидат карточкалары, сұхбаттар мен бағалау парақтары, тапсырмалар, хат алмасу, құжаттар және дербес деректерді өңдеуге келісімдер. Жабылған бос орын кадрлық контурға үзіліссіз ауысады: кандидат қызметкерге айналады, оның деректері қайта терілмейді.
ІШІНДЕ ТАҒЫ НЕ БАР
Үш үлкен блоктан бөлек, платформада жұмыста болмау күнтізбесі бар — кім демалыста, ауруханада немесе іссапарда, басты бетте «қазір жұмыста жоқтар» виджеті бар; бекітілген мүлікті есепке алу — ноутбуктер, телефондар, құрал-саймандар; компанияның регламенттері, нұсқаулықтары мен құжат шаблондары бар білім базасы. Барлығы бағдарлама орнатпай-ақ браузерде жұмыс істейді, интерфейс телефонға бейімделген. Қызметкер үшін платформа оның жұмысына қатысты барлық нәрсеге — демалыс қалдығынан бастап іссапарды рәсімдеу жөніндегі нұсқаулыққа дейін — бірыңғай кіру нүктесіне айналады.
ШЕКТЕУЛЕР МЕН ӘЛСІЗ ТҰСТАР
Шынайы талдау, онсыз көрініс толық болмайды.
- Платформа кадрлық деректер көзі ретінде 1С-ке негізделіп жобаланған. Егер есеп басқа жүйеде немесе кестелерде жүргізілсе, басты артықшылық — бірыңғай ақиқат көзі — жеке интеграциялық жобаны талап етеді, енгізу мерзімдері ұзарады.
- ЭЦҚ-мен қол қою үшін тізбектің әр қатысушысында NCALayer және ҚР ҰКО-ның жарамды кілті болуы керек. Кілттердің мерзімі өтеді, NCALayer кейде іске қосылмай тұрады — бастапқы кезеңде бұл қолдау қызметіне жүгінудің ең жиі себебі, қызметкерлерді қысқаша оқытпай болмайды.
- Кірістегі деректердің сапасы — клиенттің жауапкершілігі. Егер 1С-те жылдар бойы телнұсқалар мен жабылмаған тағайындаулар жиналса, синхрондау бұл ретсіздіктің бәрін адал түрде көшіреді. Тәжірибе бойынша, енгізу кезінде деректерді салыстырып түзетуге жоба бюджетінің едәуір бөлігі кетеді.
- Өнімділік модульдері — мақсаттар, OKR, тиімділікті тұрақты бағалау — платформада әзірге дамымаған. Performance-менеджменттің толық циклі қажет компанияларға бүгін оны басқа құралмен жабуға тура келеді.
- Рекрутингтегі AI-функциялар жұмысты жеделдетеді, бірақ адамның тексеруін алмастырмайды: стандартты емес түрде беттелген түйіндемені талдау кезінде деталь жоғалуы немесе шатасуы мүмкін. Біз соңғы сөзді әдейі рекрутерге қалдырдық.
- Мыңнан астам адамы бар компанияға енгізу — «сатып алдым да, қостым» емес: келісу тізбектерін, бланкілерді, рөлдерді баптау және оқыту күндерді емес, апталарды алады. Бұл — жүйенің компания процестеріне бейімделетінінің, керісінше емес екенінің бағасы.
ПРАКТИКАЛЫҚ ҚОРЫТЫНДЫ
Кадр маманына: қағаз өтініштерге, қалдықтарды 1С-пен салыстыруға және мұрағаттан құжат іздеуге қанша уақыт кететініне назар аударыңыз. Бұл — электрондық кадрлық контур толығымен дерлік жоятын үш процесс, кез келген HR-платформаны бағалауды солардан бастаған жөн.
HR және IT басшысына: жүйені таңдаудағы негізгі сұрақ — кадрлық деректер бойынша ақиқат көзі қайда тұрады. Егер платформа есепті 1С-пен қатар жүргізуді ұсынса, бюджетке тұрақты салыстыруларды қосыңыз. Егер синхрондалатын болса — оның тереңдігін тексеріңіз: ол жұмыс жылдары бойынша қалдықтарды, тағайындаулар тарихын, жұмыстан шыққандарды тарта ма.
Меншік иесі мен бірінші басшыға: ЭЦҚ-мен электрондық өтініштер — тек жылдамдық емес, басқарылымдылық та: әр өтінім із қалдырады, әр келісу — қолтаңба, әр құжат QR-код арқылы тексеріледі. Мың адамдық компанияда бұл кадрлық құжат айналымын тұрақты операциялық шу аймағынан жай ғана жұмыс істейтін процеске ауыстырады. Өз деректеріңізде демонстрация сұратыңыз — платформаның нақты штаттағы бір күндік жұмысы кез келген презентациядан көп нәрсе айтады.
ЖИІ ҚОЙЫЛАТЫН СҰРАҚТАР
Сұрақ: біздің 1С-тегі кадрлық есебіміз едәуір пысықталған, синхрондау оған төтеп бере ме?
Жауап: иә, көп жағдайда. Алмасу 1С-тің стандартты механизмдеріне құрылады және клиенттің конфигурациясына қарай бапталады. Типтік емес пысықтауларды зерттеу кезеңінде талдаймыз — енгізудің платформаны орнатудан емес, есеп базасының аудитінен басталатыны да сондықтан.
Сұрақ: ЭЦҚ-мен қол қойылған өтініштерді еңбек инспекциясы мен сот қабылдай ма?
Жауап: иә. ҚР ҰКО берген ЭЦҚ-мен қол қойылған құжат заңды тұрғыдан өз қолымен қол қойылған қағаз құжатпен тең — бұл қағидат 2003 жылғы заң бойынша қолданылған және 2026 жылғы шілдеден бастап қолданылатын Цифрлық кодексте сақталған. Әр құжат барлық қатысушылардың криптографиялық қолтаңбаларымен сақталады және QR-код арқылы тексеріледі.
Сұрақ: өтінішке қол қою үшін қызметкерге не қажет?
Жауап: ҚР ҰКО берген ЭЦҚ кілті — egov.kz үшін пайдаланылатын сол кілт — және орнатылған NCALayer. Бөлек бағдарламалар мен токендер қажет емес, бәрі кәдімгі браузерде, соның ішінде үйдегі компьютерден де жұмыс істейді.
Сұрақ: енгізу қанша уақыт алады?
Жауап: 1С-тегі деректердің күйіне және келісу тізбектерінің күрделілігіне байланысты. Бірнеше жүз немесе мыңдаған қызметкері бар компанияға арналған типтік жоба — бірнеше аптадан екі-үш айға дейін: деректер аудиті, синхрондауды баптау, бланкілер мен тізбектер, пилоттық топ, оқыту және іске қосу.